Bonnes pratiques en entreprise
Julianne Leleux
18 octobre 2024
Microsoft Teams est rapidement devenu un outil numérique incontournable pour les entreprises du monde entier.
Les fonctionnalités de collaboration, de partage de fichiers et de communication en temps réel, permettent de faciliter le télétravail et les interactions entre collègues.
Cependant, comme pour tout outil puissant, une utilisation inadéquate de Teams peut entraîner des problèmes importants. Qu’il s’agisse d’une gestion désorganisée des fichiers, d’une duplication excessive, ou d’une utilisation inefficace de SharePoint, ces erreurs peuvent s’accumuler et entraîner une surcharge de stockage, une baisse de productivité, voire un impact négatif sur l’empreinte numérique de l’entreprise.
Cet article explore les défis liés à une mauvaise utilisation de Microsoft Teams, mais aussi, comment CarbonScore, avec ses webinaires spécialisés, peut aider les entreprises à optimiser l’utilisation de cet outil essentiel tout en améliorant leur performance environnementale.
L’essor de Microsoft Teams a apporté avec lui un nombre croissant de défis pour les organisations qui ne l’utilisent pas de manière optimale. Lorsqu’il est mal déployé ou mal utilisé, Teams peut rapidement devenir un obstacle à la collaboration, plutôt qu’un facilitateur.
Une implémentation désorganisée peut conduire à une explosion du volume de stockage, à la duplication de fichiers et à une confusion dans les espaces de travail.
La gestion des fichiers dans Teams repose sur deux services essentiels : SharePoint et OneDrive. Cependant, lorsque les utilisateurs ne maîtrisent pas ces outils, ils ont tendance à créer des doublons, à télécharger plusieurs versions des mêmes documents, ou à stocker des fichiers partout sans réelle organisation.
Résultat : le volume de stockage explose, les coûts associés augmentent, et la recherche d’un fichier devient une tâche chronophage.
Voici les principales raisons de cette surcharge:
Une augmentation du volume de stockage n’est pas seulement coûteuse ; elle alourdit également l’empreinte numérique de l’entreprise. En effet, chaque fichier stocké consomme des ressources, notamment en termes d’énergie dans les datacenters. Cet usage excessif des ressources contribue indirectement aux émissions de gaz à effet de serre.
La mauvaise gestion des outils de collaboration peut vite faire perdre du temps à une organisation. Lorsque les fichiers ne sont pas correctement gérés, ils deviennent difficiles à retrouver et les employés passent plus de temps à rechercher des documents qu’à accomplir leurs tâches.
L’une des principales conséquences d’une mauvaise gestion de Microsoft Teams est la duplication inutile des fichiers. Les collaborateurs, souvent par manque de formation, créent des doublons en lieu et place de l’utilisation des outils de versionnage intégrés. La duplication des fichiers augmente la confusion parmi les équipes, car plusieurs versions d’un même document peuvent circuler, ce qui complique la gestion des mises à jour.
Conséquences :
Cette duplication peut rapidement devenir un cauchemar organisationnel. Lorsque plusieurs copies d’un fichier circulent, il devient difficile de déterminer laquelle est la plus récente, ce qui peut entraîner des erreurs et des retards dans les projets. Cela a également un impact direct sur l’empreinte numérique : plus de fichiers signifie plus de stockage, et donc une plus grande consommation de ressources.
SharePoint, intégré à Microsoft Teams, est un outil puissant conçu pour aider les équipes à gérer leurs fichiers de manière collaborative et structurée. Cependant, lorsqu’il n’est pas utilisé correctement, il peut aggraver les problèmes de gestion des fichiers plutôt que de les résoudre.
Pourquoi Sharepoint est sous utilisé ?
Bien que SharePoint soit essentiel pour organiser et structurer les documents, beaucoup de collaborateurs ne savent pas comment l’utiliser efficacement. Plutôt que de profiter des bibliothèques de documents et des métadonnées, ils stockent simplement des fichiers dans les canaux Teams, créant ainsi un environnement désorganisé où il devient difficile de retrouver les informations pertinentes.
Les conséquences d’une mauvaise gestion de SharePoint
Une utilisation inefficace de SharePoint peut entraîner une confusion générale. Les collaborateurs perdent du temps à chercher des fichiers, ce qui réduit leur productivité. De plus, des documents importants peuvent se perdre dans le flot des fichiers téléchargés, et certaines informations sensibles peuvent être partagées de manière incorrecte.
Comment CarbonScore peut optimiser l’utilisation de SharePoint
CarbonScore propose des solutions concrètes pour résoudre ces problèmes grâce à des webinaires dédiés à la gestion de SharePoint. Ces formations permettent aux collaborateurs d’apprendre à organiser efficacement leurs fichiers et à centraliser les informations dans SharePoint, réduisant ainsi la duplication et améliorant la collaboration au sein des équipes.
L’impact environnemental des outils numériques est un sujet de plus en plus préoccupant pour les entreprises soucieuses de leur responsabilité sociétale. Chaque fichier stocké, chaque document dupliqué contribue à l’augmentation de l’empreinte numérique de l’entreprise. Les datacenters, qui hébergent ces données, consomment d’énormes quantités d’énergie, et leur refroidissement génère des émissions de gaz à effet de serre.
L’effet rebond du numérique
Bien que les technologies numériques puissent contribuer à une meilleure gestion des ressources, leur utilisation excessive peut entraîner un effet rebond. Par exemple, si une entreprise utilise Teams pour dématérialiser ses processus, mais que ses collaborateurs dupliquent des fichiers ou ne gèrent pas correctement leurs documents, l’empreinte carbone peut finalement augmenter.
Comment réduire l’empreinte numérique avec CarbonScore
Chez CarbonScore, nous aidons les entreprises à réduire leur empreinte numérique en optimisant l’utilisation de Microsoft Teams. Nous proposons des formations sur la sobriété numérique, axées sur la gestion efficace des fichiers, la réduction des doublons et l’utilisation responsable des ressources numériques. En formant vos équipes à adopter des pratiques responsables, vous pouvez réduire l’impact environnemental de votre entreprise tout en améliorant la productivité.
CarbonScore propose des solutions adaptées aux entreprises qui souhaitent maximiser l’efficacité de Microsoft Teams tout en réduisant leur impact environnemental. Nos webinaires sont conçus pour former vos collaborateurs aux meilleures pratiques de gestion des fichiers, d’organisation des équipes et d’utilisation de SharePoint. Ces formations couvrent les sujets suivants :
Les avantages de nos webinaires
Nos formations offrent des avantages tangibles pour les entreprises :
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